Dentro de su rol, el Project Manager tiene a su cargo:

 

  • Definir el porqué del proyecto, es decir por qué debe llevarse a cabo.
  • Establecer la calidad de cada parte del proceso.
  • Calcular los recursos y cuáles son las etapas del proyecto, implementando

un plan para llevarlo a cabo.
Motivar al equipo.

  • Establecer planes de contingencia.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Todo proyecto es distinto y cada empresa tiene su propia forma de trabajar.

Sin embargo, en términos generales un proyecto pasa por una secuencia similar de fases conocida como ciclo de vida de un
proyecto. Dicha estrategia debe haber sido definida después de investigar las mejores prácticas en la industria de la que se
trate.

Es decir, entonces que prácticamente se trata

del proceso estándar que se debe seguir para que el proyecto tenga éxito.

El ciclo de vida de un proyecto se desglosa en cuatro fases:

Durante la fase de concepto, se identifica el objetivo del proyecto, que puede ser una necesidad traducida a un problema o una oportunidad. Después de esto, se realiza un estudio de factibilidad en la cual se analiza si realmente lo que se está pensando cubrirá la necesidad.

En la etapa de planificación se determinará la estrategia a utilizar de manera muy detallada, se describen las tareas, actividades, responsabilidades, plazos, procesos, recursos y cómo deben entregarse las asignaciones. Una vez se haya preparado el plan, el Project Manager debe analizar posibles amenazas y los planes de contingencia a seguir a la hora de que algo salga mal.

La etapa de ejecución, también es conocida como fase de implementación, es cuando se lleva a cabo el trabajo real del proyecto, se trabaja para alcanzar los objetivos trazados. Continuamente se mide el progreso realizado para garantizar que todo sea un éxito.

El desempeño del proyecto se compara sistemáticamente con el plan del proyecto para garantizar que el trabajo que se entregue cumpla con las expectativas y que el equipo cumpla con los cronogramas.

Si se dan obstáculos, es el Project Manager el que debe encargarse de tomar decisiones y determinar medidas correctivas, estableciendo una comunicación fluida y constante, especialmente durante las reuniones periódicas del equipo.

Ésta fase culmina cuando se revise que todo lo que se haya entregado cumpla con los criterios de aceptación.

El ciclo de vida del proyecto termina con la fase de cierre, en esta etapa el proyecto se entrega al cliente. Se requiere que se completen todas las tareas
administrativas, que se liberen los recursos y que se informe de cierre de todas las partes involucradas en el proyecto. Finalmente, el equipo evalúa el proyecto a fondo, una vez que se compruebe que todo está a cabalidad y si se debe manejar de manera diferente la próxima vez en proyectos futuros.

LAS 4P’S DEL PROJECT MANAGEMENT

Una vez que comprendimos el ciclo de vida de un proyecto y en qué consiste, resulta necesario definir los cuatro elementos indispensables para el éxito del proyecto. Si no se cuidan los detalles que mencionaremos a continuación, el proyecto será vulnerable a amenazas o a obstáculos, lo que haría que el proyecto resultara más difícil de implementar.

P DE PERSONAS:

Prácticamente cualquier parte interesada que esté involucrada en el proyecto. Aquí pueden nombrarse: Gerentes de proyecto, Directivos de la empresa, Clientes/usuarios finales, Patrocinadores y/o inversores, etc.

P DE PRODUCTO:

Representa el alcance del proyecto junto con el trabajo por entregar, es decir que es un producto físico. Tener una comprensión profunda de todo lo relacionado con el producto ayudará al gerente del proyecto a definir y controlar la calidad en las entregas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

P DE PROCESO:

En esta etapa se produce el producto. Aquí se pone especial atención a las tareas y actividades exactas que deben completarse, así  como la implementación de metodologías para gestionar el proyecto.

P DE PROYECTO:

En ésta última parte, el Project Manager coordinará y controlará el proyecto a lo largo de su ciclo de vida, manteniendo una visión general en todo momento. Supervisará de cerca todo y se asegurará de que todos los miembros del equipo tengan la información y los recursos necesarios para que el proyecto avance.